Дизайнът на събитията – извън шаблона

Основни грешки на организаторите на ивенти

Когато говорим за дизайн на събитие, съвсем не подразбираме каква да е подредбата в залата, как да изглежда президиумът или каква да е формата на основните компоненти.

Казвайки дизайн, имаме предвид създаването на ивента, пояснява Бо Крюгер, един от създателите на датска концепция  Meetovation и собственик на Moving Minds, който бе  сред лекторите на конференцията "Ивентекс 2014, която се проведе миналата седмица.  Писател, лектор и дизайнер на събития, той е проектирал голям брой семинари и обучителни сесии, свързани именно с тази тема.

Всичко започва тривиално – работейки в Датския институт за технологии и Датската асоциация на общините,  му се налага да посещава различни събития, които според собствената му оценка могат да станат значително по-добри.  Така се ражда идеята да сподели опита си, като води лекции по темата. Точно те са основата и на появилата се по-късно книга Meetingfacilitation, превърнала се в бестселър в Дания.

Според Бо да бъдеш дизайнер на събития, означава да си човекът, който се грижи както за формата, така и за съдържанието им.  Негов специалитет е да въвлича участниците активно в събитието, вместо да бъдат негови пасивни наблюдатели.

Дългогодишният му опит му позволява да определи  основните грешки, допускани от организаторите на събития:

1. Твърде силен акцент върху новите технологии. Технологиите могат лесно да ни отвлекат вниманието, вместо да ни помогнат. 
2. Не  се фокусират  върху ангажираността на участниците в събитието
3. Правят твърде стандартни събития.
4. Липса на предизвикателства и страх от новото. Стремейки се да заложат на сигурното, мнозина организатори просто повтарят шаблони.
5. Фокусират се твърде много върху логистиката, вместо и върху съдържанието и целите на събитието. Последните две винаги са по-важни от храната и отпечатването на рекламните материали.

Според Бо Крюгер фокусирането върху дизайна на събития е една от важните тенденции.  За него е очевидно, че организаторите трябва да се съсредоточат повече върху това как участниците прекарват времето си по време на събитието, вместо да се фокусират главно върху логистиката. Методите за ангажиране на участниците създават много по-висока възвращаемост на инвестициите, отколкото скъпите лектори или технологии.

Напоследък друга важна тенденция е използването на приложения, мобилни устройства и социални медии за увеличаване на възвръщаемостта на инвестициите. Новите технологии и социалните медии правят по-лесно ангажирането на участниците преди и след края на събитието. Мобилните устройства и приложения дават прекрасни възможности за споделяне и създаване на мрежа за взаимодействие по време на събитието. Необходимо е обаче да намерим баланса в използването на технологиите, защото твърде често прекаляваме с тях и те отвличат вниманието от реалното общуване.